Om klubbens IT og login
Skiklubben Hareskov benytter forskellige IT-løsninger til at understøtte klubbens drift. Disse kan du få adgang til via menuen ovenfor, afhængig af dine opgaver/rolle i klubben. Beskrivelser af de forskellige systemer finder du herunder:
IT-udvalget
Klubbens IT-udvalg stiller krav til hvordan klubben IT-systemer skal virke, herunder medlemssystemets opbygning, hvilket e-mail-system der benyttes til at sikre både sikker kommunikation og også sikre at kommunikation ikke går tabt. Sikring af dokumenter er også vigtigt, specielt for at overholde lovgivningen omkring GDPR. Følgende personer sidder i IT-udvalget:
- Arne List (kasserer og projektleder af medlemssystemet og GDPR-system)
- Kristian Rickardt (bestyrelsesmedlem og projektleder af Office 365 til mail og dokumenthåndtering)
- Sten Skjoldborg (forretningsfører og projektleder på hjemmesiden, nyheds- og surveyssystem)
Medlemsportalen (http://medlem.hareski.dk)
Medlemsportalen har alle medlemmer adgang til. Her kan du opdatere din profil og tilmelde dig arrangementer, herunder vores mange klubture og betaling.
Du skal benytte den e-mail, som er oplyst til klubben og det kodeord vi har sendt pr. mail. Har du ikke modtaget et password, skal du kontrollere din mappe for uønsket mail. Du kan også trykke på linket “Glemt password” og oplyse din e-mail, hvorefter du får et link til at skifte password. Skulle du fortsat have problemer kan du kontakte: info@hareski.dk.
Hjemmesiden (www.hareski.dk)
Hjemmesiden er her vi præsenterer Skiklubben Hareskov både over for medlemmer og andre interesserede, her oplyser om bl.a. alle vores aktiviteter, klubture og nyheder samt alt det formelle. Vi benytter WordPress, og det er kun forretningsføreren og en mindre gruppe frivillige med tilknytning til medieudvalget som har adgang til at redigere på hjemmesiden. Øvrige frivillige udfylder skabeloner eller sender ren tekst sammen med billeder til medie@hareski.dk, ved behov for at få lagt klubture eller nyheder op på siden.
Office 365
Vi benytter Office 365, herunder bl.a. mailsystem og sharepoint, til intern kommunikation imellem frivillige, medlemmer og samarbejdspartnere. Alle frivillige bliver oprettet som brugere og vi opretter også forskellige e-mail konti til f.eks. klubturene, hvor turlederne får adgang.
Foreningsadministrator
Vi benytter www.foreningsadministrator.dk som medlem- og betalingssystem (medlemsportalen). Se ovenstående forklaring af “Medlemsportalen”. Vores forretningsfører og kassereren har udvidet adgang til systemet. Turledere har en mere begrænset udvidet adgang, således at de bl.a. kan administrere deres klubture og have adgang til de enkelte turkonti, samt lave fakturering. Foreningsadministrator bruges derudover til medlemshåndtering, opkrævning af kontigent, indmeldelser og som regnskabssystem.
Mailchimp
Vi benytter Mailchimp til udsendelse af klubbens nyhedsbreve. Disse sendes ud til både medlemmer og andre interesserede, som har tilmeldt sig klubbens nyhedsbrev. Vores generelle nyhedsbrev sendes til alle registrerede medlemmer. Er man ikke medlem i klubben kan man tilmelde sig nyhedsbrevet nederst på forsiden af www.hareski.dk. Klubben udsender også et nyhedsmail til alle instruktører, der har tilmeldt sig dette, hvilket sker fra gruppens side http://www.hareski.dk/grupper/instruktoerer/. Det sidste nyhedsbrev er til sponsorer og samarbejdspartnere, som udvælges af sponsorudvalget. Det er typisk medlemmer af medie-udvalget, instruktørudvalget og forretningsføreren, der arbejder med Mailchimp.
SurveyMonkey
Vi ønsker hele tiden at forbedre Skiklubben Hareskovs tilbud til medlemmerne. I den forbindelse sender vi spørgeundersøgelser til alle medlemmerne og især deltagere på klubture. Til dette arbejde benytter vi SurveyMonkey, som primært benyttes af klubbens bestyrelse og forretningsføreren. Adgang sker via Office 365 app.