Email politik

Skiklubben Hareskov, i det følgende benævnt SH, anvender i vid udstrækning email. Email er en nem, hurtig, billig og moderne form for kommunikation, der hurtig giver afsender mulighed for at få afsendt sit budskab, og modtageren mulighed for at læse og evt. besvare email’en i eget tempo.

SH har opstillet følgende retningslinier for email kommunikation.

Registrering af email:
Ved indmeldelse registrerer SH medlemmets emailadresse i medlemsdatabasen. SH værner om medlemmets adresse, i lighed med øvrig medlemsinformation.
Oplysninger afgivet til SH videregives eller sælges på ingen måde til en tredjepart, og vi registrerer ingen personfølsomme oplysninger. Som medlem i SH har du ret til indsigt i hvilke oplysninger, der er registreret om dig, samt ret til at frasige dig elektronisk information via email. – SH er dog ikke forpligtiget til at erstatte emails med tilsvarende information på papir.
Såfremt SH modtager en mail retur pga. ukendt afsender vil adressen snarest blive slettet i medlemskartoteket.

Anvendelse:
Emailadressen er Skiklubbens primære kontaktform fra klubben til medlemmerne.
SH må ikke uden medlemmets samtykke udlevere adressen til en tredje person.
SH sikrer, jf. persondataloven, at modtageradressen i massekommunikation, fx et nyhedsbrev eller en email til samtlige turdeltagere, er sløret ved anvendelse af BCC-facilitet (denne facilitet findes i alle email programmer).

Opdatering:
Det påhviler medlemmet at sikre at klubben har registreret den korrekte adresse.

Afsendelse af emails fra klubben (afsendt af en person der er udpeget til at repræsentere klubben i det givne ærinde):
Emailen bør holdes i samme stil og tone som papirbaseret kommunikation.
Ved informationer som skal ud til en større medlemsskare, skal afsender sløre modtageradressen ved anvendelse af BCC-faciliteten.
Emailens emnefelt bør have en sigende overskrift, der sætter modtageren i stand til at identificere emnet.
Emailen bør forsynes med entydig og præcis afsenderidentifikation.

Modtagelse af email
(henvendelse fra omverdenen til en person, der som modtager, repræsenterer klubben):
SH består af frivillige, der også har andre fokusområder. Det kan derfor ikke påregnes at der straks svares på en email.
Normalt bør man kunne forvente et svar inden for en uge, men ferie m.m. kan udskyde dette yderligere.
Klubbens betroede skal imidlertid altid bestræbe sig på at respondere på de henvendelser der måtte kræve det, inden for førnævnte grænser.

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 23. marts 2010.